Le Secrétariat Général du Gouvernement en partenariat avec le Ministère de la Jeunesse et de la Culture a organisé jeudi dernier au palais du peuple, un atelier de sensibilisation et d’information sur les archives des institutions publiques. Présidé par le secrétaire général du gouvernement M Almis Mohamed Abdillahi, cet événement d’envergure a réuni dans une salle de conférences au comble, des nombreux acteurs gouvernementaux à savoir notamment le directeur général de l’Agence Nationale des Systèmes d’Information de l’Etat (ANSIE) Moustapha Mohamed Ismaël, le directeur général de l’Agence Nationale des Personnes Handicapées (ANPH), M Doualeh Mohamoud Said, le directeur de l’Agence Nationale de la Culture M Houssein Doualeh, le directeur de la communication et des médias du MCPT, Ibrahim Miyir, des hauts cadres de l’Administration publique, et un pléthore d’experts en archivage.
L’atelier de sensibilisation et d’information sur les archives des institutions publiques a débuté par les discours des officiels qui ont unanimement mis en exergue le caractère salutaire du projet de modernisation des archives des institutions publiques du pays.
S’exprimant en premier lieu, le secrétaire général du Gouvernement, M. Almis Mohamed Abdillahi, a dans son discours souligné l’importance des archives dans la transparence, la responsabilité et l’efficacité de l’administration publique.
Il a mis en avant les avantages du projet de modernisation des archives, notamment en termes de coordination interinstitutionnelle et d’accès simplifié aux informations officielles.
En poursuivant son mot, le Secrétaire Général du Gouvernement a indiqué l’importance de l’archivage, souvent perçu à tort comme une tâche banale voire rétrograde. Il a affirmé que les archives ne sont pas simplement des documents empilés, mais qu’elles représentent les témoins concrets de l’histoire administrative, de ses décisions, erreurs et succès.
Elles sont des sources précieuses de savoir et de mémoire, essentielles pour comprendre le passé et guider l’avenir. La gestion appropriée des archives garantit le bon fonctionnement des affaires courantes tout en préservant la mémoire collective et en responsabilisant les institutions.
Il a conclu en appelant à un engagement commun pour préserver et gérer efficacement les archives.
Le directeur général de l’Agence nationale de la culture( ANPC) et représentant à l’occasion, la Ministre de la Jeunesse et de la Culture, Mr Mohamed Houssein Doualeh, a quant à lui exprimé d’emblée son soutien à ce projet. Le responsable de l’ANPC s’est joint aux propos du secrétaire général du gouvernement en faisant valoir la primauté de préserver et valoriser le patrimoine documentaire du pays.
L’événement a été marqué par un publi-reportage sur la genèse des archives de la Présidence de la République. Ce reportage a en effet permis de sensibiliser le public à l’importance de la gestion efficace des documents officiels à savoir leur tri, leur conditionnement et leur numérisation.
Des présentations ont ensuite été faites sur la situation actuelle des fonds d’archives de la Présidence et de certaines administrations, telles que la CNSS et l’ANPH mettant en avant des exemples concrets de l’impact positif de la modernisation des archives.
En outre, une attention particulière a été accordée à la présentation de la feuille de route pour les institutions pilotes, détaillant la méthodologie, le planning et les responsabilités des parties prenantes. Cette feuille de route sera essentielle pour guider les institutions dans la mise en place des systèmes et des procédures nécessaires à une gestion efficace des archives.
L’atelier a également servi de tremplin à une interaction ouverte et constructive entre les participants, laquelle a permis d’échanger les idées et bonnes pratiques en matière de gestion des archives.
Il est à préciser que le projet de modernisation des archives des institutions publiques est une étape majeure dans l’amélioration de la gouvernance et de l’administration du pays. En renforçant la gestion des archives, le gouvernement s’engage à promouvoir la transparence, la responsabilité et la confiance entre l’Administration et les citoyens mais aussi la protection de nos droits et la responsabilisation de nos institutions.
L’idée étant de sensibiliser le public aux archives, qui sont le fondement de ses droits et de son identité, tout en améliorant la perception parfois poussiéreuse que les personnes se font des documents.
Enfin, cet évènement est adressé aussi aux décideurs afin de les rendre acteurs de la conservation des archives sur le long terme, quel qu’en soit le support.
La parole à …M Almis Mohamed Abdillahi
Secrétaire général du Gouvernement
Le jeudi 01 février 2024, nous étions aux Archives Nationales et nous procédions, avec la Ministre et le Directeur de l’ANPC ainsi que notre chef du département des archives au versement du premier lot des archives de la Présidence de la République et, je dois l’avouer, j’ai été émerveillé par la beauté du site, j’ai été émerveillé par la qualité des locaux et par la capacité de ces locaux.
Aujourd’hui, à peine 2 semaines plus tard, nous voilà réunis afin de procéder à l’ouverture de cet atelier que nous avons organisé conjointement avec le Ministère de la Jeunesse et de la Culture et qui porte sur la gestion des archives.
Les archives représentent le temps, le temps qui, inexorablement, s’écoule, le temps passé, le temps présent et permettez-moi de vous le dire en toute sincérité, mais aujourd’hui, c’est ce temps qui nous manque. Le temps nous manque car nous ne pouvons-nous résoudre à attendre, le temps nous manque car nous ne pouvons le laisser prendre notre trésor documentaire. Selon le célèbre adage africain de HamadouHâpathé Bâ, en Afrique, chaque fois qu’un vieillard disparaît, c’est une bibliothèque que nous brûlons.
Nous ne pouvons-nous y résoudre et Ici, aujourd’hui, face à notre inertie ou face à notre absence de coordination, c’est notre histoire que nous brûlons, c’est notre passé que nous jetons aux « orties » mais c’est aussi notre futur que nous condamnons. Qu’allons-nous laisser à nos enfants, que penseront il de nous, comment nous regarderont ils ? C’est à cela que nous devons répondre. C’est à cela que nous répondons aujourd’hui à travers notre action, à travers votre présence, à travers votre engagement.
L’archivage peut parfois, voire souvent même sembler une tâche banale, parfois même rétrograde, certains même voient cela comme une sanction administrative mais tout ceci est faux, car l’archivage est au cœur de notre histoire et de notre fonction administrative. Les archives ne sont pas seulement des piles de documents, des piles de rapports, des piles de dossiers, de photos et de fichiers. Elles sont, telle une vigie, les témoins concrets et silencieux de notre travail au quotidien, de nos décisions, de nos choix, de nos découvertes, de nos erreurs, de nos succès. Elles sont des sources précieuses de savoir, d’expérience, de mémoire et c’est en cela qu’elles nous sont utiles, c’est en cela qu’elles nous sont indispensables, et c’est en cela, qu’elles seront indispensables pour nos enfants et pour tous ceux et pour toutes celles qui seront amenés à nous succéder.
La gestion correcte de nos archives assure non seulement la bonne marche de nos affaires courantes, mais éclaire aussi le chemin passé. Elles assurent la protection de notre mémoire et la responsabilisation de nos institutions. Aujourd’hui, nous sommes ici pour renforcer notre engagement commun à préserver et à gérer efficacement et ensemble nos archives.
À travers cet atelier, nous allons voir et partager de bonnes pratiques mais également parler des problèmes qui sont les nôtres et les défis que nous serons amenés à surmonter. Nous devons être honnêtes dans notre discussion et dans notre évaluation, car c’est seulement en reconnaissant nos erreurs, en reconnaissant nos difficultés que nous pourrons améliorer nos systèmes de gestion des archives. Pour cela, nous devons nous engager dans un dialogue ouvert et constructif en cherchant des solutions ensemble, en aidant ceux et celles parmi nous qui se sentent parfois dépassé et qui éprouvent des difficultés compte tenu de l’accroissement constant des archives qu’ils n’arrivent parfois plus à gérer, qu’ils n’arrivent parfois plus à stocker car, il faut le reconnaître, notre administration produit quantité d’archives.
Notre objectif est d’atteindre ensemble, à travers la mise en place d’un réseau des archivistes, à une meilleure gestion de nos archives pour toutes nos administrations. Il ne s’agit pas simplement de transférer nos archives vers les Archives Nationales mais de mettre en place les outils de la coordination, de partager les meilleures pratiques et de standardiser nos procédures.
J’invite donc chacun d’entre vous à utiliser cet atelier comme une occasion de parler de vos difficultés, de demander de l’aide ou de partager votre expérience et votre expertise. Réfléchissons ensemble, travaillons ensemble, agissons ensemble et faisons de notre système d’archivage non seulement un exemple de bonne gestion, mais aussi une marque de responsabilité et un symbole d’entraide.